Ett av världens ledande life science-företag, Bayer ska flytta in på Karolinska Institutets Campus i Solna. Hifabs avdelning för Lokalutveckling stöttar kunden med rådgivning och förändringsledning när flytten går till ett aktivitetsbaserat kontor.
Tyska Bayer har sedan länge haft kontor med separata rumslösningar, men när företaget växte ur sina gamla lokaler bestämde man sig för att ta chansen och byta till ett aktivitetsbaserat kontor. Rikard Blom är Head of Facility Services, tillika Bayers interna projektledare för hela flytten. Han beskriver det senaste året som en väldigt intensiv och lärorik period.
– Vi har varit grundliga och vi har fått lära oss en hel del, bland annat genom studiebesök som har gett oss inblick i olika kontorslösningar. Vi har även fått chansen att utbyta erfarenhet med andra som har gjort liknande flyttar. Efter en utvärderingsperiod insåg vi att ett aktivitetsbaserat kontor passar vårt arbetssätt allra bäst.
För Bayer har det handlat mycket om att det nya kontoret ska vara en arbetsplats som stärker och underlättar företagets värdeord så som kundfokus, förtroende, experimenterande och samarbete.
– Vi ser vårt nya kontor som en förlängning av vårt varumärke. Inredningen och arbetssättet ska visa vilka vi är. Både för besökare, samarbetspartners och kunder. Vårt nya kontor är en plats som våra medarbetare kommer känna sig stolta över.
Att gå från att sitta i separata rum till att landa i ett kontor som är aktivitetsbaserat kan vara en stor omställning för många. Hifab kopplades in för att stötta Bayer med förändringsledning och projektledning under flytten. Lena Åberg, förändrings- och senior projektledare på Hifab, understryker vikten av att tidigt engagera chefer och skapa dialog med medarbetarna.
– Bayer har tagit det här på största allvar och tillsammans har vi hjälpt till att skapa förståelse för hur flyttprocessen ser ut och hur man kan jobba och trivas i ett aktivitetsbaserat kontor. Genom workshops, studiebesök och informationsträffar ökar delaktigheten hos medarbetarna.
Rikard håller med Lena, det är viktigt att få medarbetarna att bli engagerade. Han menar att nyckeln till framgång är att våga vara transparent.
– Vi har gjort vårt yttersta för att involvera medarbetarna och vi försöker kommunicera löpande och ge alla inblick i projektprocessen.
– Det har även varit en trygghet att ha med Hifab som extern partner i projektet, fortsätter Rikard. Hifab kommer in med kunskap och stor erfarenhet av sådana här komplexa flyttprojekt och det har underlättat för oss. Vi har fått mycket stöttning med struktur och projektledning av alla delprojekt som uppstår längst vägen.
Precis som Bayer är det många företag som just nu väljer att byta till aktivitetsbaserade kontor, eller ABW som det kallas. Lena ser en tydlig trend.
– Vi ser allt större behov av förändringsledning med fokus på arbetsplatsutveckling i samband med att många väljer att byta till ABW. Det tror jag är en trend som är här för att stanna, avslutar Lena Åberg på Hifab.
Bayer flyttar in på Karolinska Institutets Campus i Solna.
Foto: Temagruppen